Sie müssen im Mitarbeiterverzeichnis der Stadt Gelsenkirchen vorhanden sein und ein aktiviertes Benutzerkonto besitzen. Melden Sie sich auf der Login-Seite bitte mit Ihrem Benutzernamen und dem dazugehörigen Kennwort an. Diese Kenndaten sind identisch mit Ihrer Windows-Anmeldung.
Sollten Sie sich nicht anmelden können, ist es möglich, dass Ihr Kennwort gesperrt oder abgelaufen ist. In diesem Fall können Sie Ihr Kennwort auf der Seite https://secure.gelsenkirchen.de/selfservice/password/change ändern.

Wenn Sie nicht selbst von der Störung betroffen oder nicht Ansprechpartner des Auftrags sind, folgen Sie zuerst dem Link 'Ich bin nicht selbst betroffen' und füllen dann die Daten der betroffenen Person bzw. die des fachlichen Ansprechpartners im Falle eines Auftrags. Zur Auswahl des Namens steht Ihnen hier eine Live-Suche zur Verfügung, bei der Sie die gewünschte Person durch Eingabe von „Vorname Nachname“, „Nachname, Vorname“ oder „Benutzername“ schrittweise eingrenzen können. Nach einem Klick auf den gewünschten Eintrag werden alle benötigten Informationen automatisch ausgefüllt (sofern vorhanden). Sollte der Betroffene nicht gefunden werden, genügt ein Klick auf "manuell eintragen" und die Informationen können von Hand vervollständigt werden. Bitte achten Sie darauf, dass in diesem Fall ein roter Balken in der Eingabemaske vorhanden sein muss. Falls die Live-Suche nach Ausschalten wieder erforderlich sein sollte, lässt diese sich mit einem Klick auf das „Papierkorb“-Symbol reaktivieren.

Wenn Sie ein Ticket gesendet haben, sind anschliessend alle Daten- und Beschreibungsfelder gegen weitere Eingaben gesperrt. Sollten Sie jedoch wichtige Informationen zur Beschreibung der Störung vergessen oder zusätzliche Erkenntnisse gewonnen haben, können Sie das der gkd-el jederzeit auf 2 Arten mitteilen:

• Sie hängen ein zusätzliches Dokument an das Ticket an, indem Sie auf das [+] unter Dokumente klicken
• Sie erfassen eine Betreffzeile und einen beliebig langen Mitteilungstext im Bereich 'Änderungen an die gkd-el melden'

In beiden Fällen erhält die gkd-el entsprechende Workflows, um direkt auf die veränderte Situation reagieren zu können. Im übrigen wird Ihnen nach Übernahme Ihres Tickets in das gkd-el-interne System ein Ansprechpartner bei der gkd-el mitgeteilt, mit dem Sie im Bedarfsfall auch per e-Mail oder telefonisch kommunizieren können.

Tickets können nicht vom Ersteller wiedereröffnet werden. Sollte dies trotzdem einmal notwendig sein, so können Sie den im Ticket genannten Ansprechpartner telefonisch oder per Mail benachrichtigen und eine entsprechende Mitteilung absetzen. Dann wird das Ticket von der gkd-el wiedereröffnet und alle im Rahmen der erneuten Störungsbehandlung / Auftragsbearbeitung durchgeführten Aktivitäten werden an die WEB-Anwendung zur Einsichtnahme durch den Ticketinhaber zurückgemeldet.
Je nach Art, Umfang und zeitlicher Einordnung kann es darüberhinaus auch sinnvoll sein, ein komplett neues Ticket zu erstellen.

Mit Ihrer verwendeten Software (Windows 7 und Internet Explorer 9) haben Sie die Möglichkeit diese Anwendung an die Taskleiste anzuheften.
Um sofortigen Zugriff auf alle Funktionen dieser Anwendung zu haben, klicken Sie auf den nachfolgenden Link oder ziehen Sie das Symbol links von Ihrer Adressleiste in Ihre Taskleiste oder in das Startmenü hinein.

» Zur Taskleiste hinzufügen.

Sie erreichen die erwähnten Funktionen nun mit einem Rechtsklick auf das gkd-el Logo in Ihrer Taskleiste oder über den Pfeil rechts des Eintrages für diese Webseite.
Sollten Sie diese Anwendung des Öfteren Benutzen wollen, klicken Sie bitte mit Rechts auf das eben erstellte Programmsymbol in der Taskleiste und wählen Sie "Dieses Programm an Taskleiste anheften". Auch nach dem Schließen Ihres Internet Explorers stehen Ihnen die Funktionen zur Verfügung. Darüber hinaus werden Ihnen die letzten 10 aufgerufenen Störungen oder Aufträge an dieser Stelle angezeigt.

Eine Übersicht der Funktionen finden Sie auf dieser Seite.

Generell kann nur eine Person als Betroffener einer Störung ausgewählt werden. Falls mehrere Personen betroffen sind, können die Namen im Fenster des Beschreibungstextes aufgeführt werden.

• Wählen Sie aus dem Menü den Punkt „Neues Ticket“ (Abb. 1)

Abbildung 1: Menü

Sie befinden sich nun in der Eingabemaske, um eine neue Störung zu melden. Sobald die Seite geladen wurde, sind alle mit Ihnen in Verbindung stehenden Felder vorausgefüllt. Entscheiden Sie anschließend, wer von der zu meldenden Störung betroffen ist.

Ich bin nicht selbst von der Störung betroffen

Ich bin selbst von der Störung betroffen

Überprüfen Sie bitte die bereits vorausgefüllten Daten und ändern Sie diese ggfls. ab. Achten Sie auch darauf, dass der Fehlerort & -raum eingetragen ist.
Damit Ihr Ticket schnellstmöglich bearbeitet werden kann, wählen Sie die Kategorie und dann das betroffene Produkt aus der Liste aus (etwa Office Software » Outlook). Vergeben Sie nachstehend eine Überschrift und geben Sie Ihrem Ticket eine aussagekräftige Beschreibung mit.
Falls Sie für die Störung relevante Dokumente haben, laden Sie diese bitte mit einem Klick auf „Durchsuchen ...“ hoch.

• Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit dem „Störung melden“-Knopf

Sie werden auf die Übersichtsseite aller Ihrer in Bearbeitung befindlichen Tickets weitergeleitet. Von dort aus erreichen Sie mit einem Klick auf "Details" die Detailseite Ihres eben erstellten Tickets.

• Wählen Sie aus dem Menü den Punkt „Neues Ticket“ (Abb. 1)

Abbildung 1: Menü

Sie befinden sich nun in der Eingabemaske, um eine neue Störung oder einen neuen Auftrag zu erstellen. Sobald die Seite geladen wurde, sind alle Felder mit Ihren persönlichen Daten vorausgefüllt.

Entscheiden Sie zunächst, ob es sich bei Ihrem Anliegen um eine Störung oder einen Auftrag handelt.

Wollen Sie eine Störung eingeben, wählen Sie bitte den Workflow „Vorgehensweise beim Erstellen einer neuen Störung“, andernfalls fahren Sie hier fort.

Abbildung 2: Auswahlmöglichkeiten des Tickettyps

• Klicken Sie auf "Auftrag"

Es öffnet sich ein kleineres Fenster auf der aktuellen Seite (Abb. 3).

Abbildung 3: Zusätzliche Eingabemaske für Aufträge

• Wählen Sie das auftraggebende Referat (standardmäßig Ihr eigenes Referat)
• Sofern Ihre Maßnahme zur ITK-Prioritätenplanung angemeldet ist, setzen Sie ein Häkchen darunter und wählen das aktuelle oder das vorherige Jahr
• Stehen für den Auftrag Eigenmittel zur Finanzierung zur Verfügung, setzen Sie hier das Häkchen und tragen Sie im nebenstehenden Feld den Betrag ein (Komma getrennt, 2 Nachkommastellen).
  Sollte Ihr Betrag ein falsches Format besitzen, werden Sie darauf aufmerksam gemacht!
• Falls Ihr neuer Auftrag einen Bezug zu einem älteren Auftrag hat, geben Sie im Feld „Bezug“ die sechsstellige Auftragsnummer ein.
  Sie können bei der Eingabe:
       - aus Ihren letzten 10 Aufträgen wählen
       - nach der Kurzbeschreibung des einzugebenden Auftrages suchen, oder
       - eine beliebige Auftragsnummer einfügen
• Im Feld mit dem Namen „Fachlicher Ansprechpartner“ suchen Sie den fachlichen Ansprechpartner des Auftrages, indem Sie eines der folgenden Muster in das Feld eintragen:
       - 'Vorname Zuname'
       - 'Zuname, Vorname'
       - 'Benutzername'

Danach wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus der sich nun öffnenden Liste aus. Die restlichen Felder werden automatisch ausgefüllt. Sollte der gewünschte Mitarbeiter nicht gefunden werden, tragen Sie ebenfalls seinen Namen in das Feld ein und bestätigen mit einem Klick auf „manuell eintragen“ (Abb. 4)

Abbildung 4: Manuelle Eingabe eines Mitarbeiters

• Für eine manuelle Eintragung:
  Das Eingabefeld für den Fachlichen Ansprechpartner wird durch einen roten Balken am rechten Rand des Eingabefeldes gekennzeichnet. Sie können nun die restlichen Daten in dem gelben Feld (siehe Abb. 3) von Hand eintragen.

Überprüfen Sie bitte die übrigen vorausgefüllten Daten und ändern Sie diese ggfls. ab. Achten Sie auch darauf, dass Ort & Raum eingetragen sind.
Damit Ihr Auftrag schnellstmöglich bearbeitet werden kann, wählen Sie die Kategorie und dann das betroffene Produkt aus der Liste aus (etwa „Hardware PC » Notebook“). Vergeben Sie nachstehend eine Überschrift und geben Sie Ihrem Ticket eine aussagekräftige Beschreibung mit.
Falls Sie für den Auftrag relevante Dokumente haben, laden Sie diese bitte mit einem Klick auf „Durchsuchen ...“ hoch.

• Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit dem "Störung / Auftrag melden"-Knopf

Überprüfen Sie bitte die übrigen vorausgefüllten Daten und ändern Sie diese ggfls. ab. Achten Sie auch darauf, dass der Ort & Raum eingetragen ist.
Damit Ihr Auftrag schnellstmöglich bearbeitet werden kann, wählen Sie die Kategorie und dann das betroffene Produkt aus der Liste aus (etwa Hardware PC » Notebook). Vergeben Sie nachstehend eine Überschrift und geben Sie Ihrem Ticket eine aussagekräftige Beschreibung mit.
Falls Sie für die Auftrag relevante Dokumente haben, laden Sie diese bitte mit einem Klick auf „Durchsuchen ...“ hoch.

Sie werden auf die Übersichtsseite aller Ihrer in Bearbeitung befindlichen Tickets weitergeleitet. Von dort aus erreichen Sie mit einem Klick auf das "Details"-Icon die Detailseite Ihres nun erstellten Auftrags.